Om onze programma's goed te kunnen plannen, de nodige lessen te kunnen trekken uit wat goed en fout loopt, en om verantwoording te kunnen afleggen aan al onze stakeholders, heeft Rikolto (vroeger Vredeseilanden) een opvolgingssysteem opgezet voor de hele organisatie. Kritische reflectie en leren van elkaar staat hierbij centraal, zowel van collega's als van partners waarmee we samenwerken.
Het Planning, Learning and Accountability (PLA) systeem is gebaseerd op een aantal principes:
- De informatie die via het PLA systeem verzameld en gebruikt wordt, moet nuttig zijn voor alle stakeholders van het programma: medewerkers, boerenorganisaties, organisaties en mensen die onze programma's financieel steunen, bedrijven en andere organisaties waarmee we samenwerken.
- Participatie: door het hele Rikolto team in een bepaalde regio en alle partners meteen van bij de start te betrekken bij het ontwikkelen van nieuwe programma's en het opzetten van een monitoringsysteem, zorgen we ervoor dat de inzichten uit monitoring en evaluatiemomenten geen extra last zijn, maar een integraal onderdeel van het programma. Het zelfkritische reflectie en discussies over veranderingen in het programma en de omgeving.
- Leren: de gedeelde inzichten dienen verder te gaan dan de opsomming en rapportage van resultaten. Het PLAsysteem wil leren van elkaar stimuleren en mensen motiveren om die kennis toe te passen in het vervolg van het programma.
- Voortdurend nadenken over de zin en de richting van het programma wordt aangemoedigd. Naast resultaatsmeting wordt ook nadruk gelegd op het proces dat leidde tot de resultaten en aanpassingen die nodig zijn voor de toekomst.
- Feedback in twee richtingen staat centraal. We vragen feedback aan partnerorganisaties en hun leden op onze interventies en de doeltreffendheid van Rikolto. Rikolto koppelt de conclusies op haar beurt terug aan haar partnerorganisaties.
- Medewerkers van Rikolto hebben wereldwijd verschillende rollen en informatienoden. Het PLA-systeem erkent dit en het systeem is aangepast aan die verschillende niveaus.
- De resultaten van het programma, de geleerde lessen en de daaruit voortvloeiende beslissingen worden systematisch gedocumenteerd. Dit laat toe om de informatie gemakkelijk binnen de organisatie te delen alsook te communiceren naar externe stakeholders.
- Transparantie staat centraal: van iedereen wordt een open en eerlijke houding gevraagd om inzichten te delen. Bijgevolg worden ook mislukkingen gerapporteerd aan onze partnerorganisaties en andere stakeholders.
- Rikolto streeft naar een eenvoudig, effectief en pragmatisch PLAsysteem. Dit betekent dat we de last om allerlei data te verzamelen tot de essentie willen beperken en efficiënt organiseren.
